Dodajanje ponudb iz pdf-jev

Uvod

Seznam ponudb lahko služi kot osrednje mesto za pregledno spremljanje produkcije in zbiranje podatkov, ki pri tem nastajajo. Porabljen čas za vnos ponudb se obrestuje, ko podatke potrebujemo za različne namene. Vnosa in spremljanja ponudb se poslužuje večina naročnikov muleme.

Tudi vnos spremne dokumentacije zahteva svoj čas, vendar so v zameno izvorni dokumenti na pregleden način in hitro dosegljivi kjer koli, v pisarni, na dopustu ali na obisku pri stranki.

Do shranjene dokumentacije dostopamo neposredno iz seznamov dokumentacije ali posredno preko seznamov ponudb, polic/pogodb, strank, skadencarja ali drugih podatkov in prikazov, ki so povezani s subjektom, h kateremu je pripeta. Izvozimo lahko kopije izbranih dokumentov na osnovi poljubnega filtra, na primer vseh življenjskih polic za določeno obdobje, območje in/ali določene sodelavce ali stranke, ko to na primer od nas zahteva AZN, ali pa recimo podpisane GDPR izjave iz selektivnega seznama strank, če jih od nas zahteva informacijska pooblaščenka. S tem lahko prihranimo ure iskanja po fasciklih in ročnega kopiranja.

Avtomatiziran vnos ponudb in strank iz .pdf dokumentov

V mulemi se od poletja 2019 naprej poskusno uporablja nova funkcionalnost, to je avtomatiziran vnos ponudb in strank iz pdf-jev, ki združuje hkraten vnos ponudb in dokumentacije. Algoritem poišče in prebere iz .pdf dokumentov podatke o ponudbi in stranki, kar močno pohitri vnos, saj le teh ni potrebno ročno prepisovati v obrazec. Dokumenti se shranijo v elektronski arhiv in so povezani s podatki, ki jih vsebujejo. Še več, algoritem prebere in shrani tudi podatke, ki jih zaradi zamudnosti ročnega vnosa v večini agencij običajno ne vnašajo. Pri zavarovanju nepremičnin nam lahko shrani podatek o vrsti in naslovu nepremičnine. Pri zavarovanju vozil prebere in shrani podatke o vozilu, vključno z znamko, modelom, registrsko številko, številko šasije...

OCR - prepoznavanje skeniranih dokumentov

Vnos podatkov je hitrejši in natačnejši, če so izvorni pdf dokumenti po elektronski poti pridobljeni neposredno iz sistema elektronskega sklepanja, še vedno pa jih lahko uvozimo tudi če imamo le skenirane dokumente. Mulema namreč zmore z določenimi omejitvami prepoznati podatke iz skeniranih dokumentov s pomočjo t.i. OCR (Optical Character Recognition) algoritma. Uspešnost prepoznavanja ni stoodstotna in je odvisna od kvalitete tako originalnih dokumentov kot postopka skeniranja, nam pa še vedno prihrani veliko ročnega dela, saj namesto zamudnega prepisovanja le preverimo in po potrebi popravimo podatke v vnosni maski. Postopek optičnega prepoznavanja seveda ni uspešen, če so dokumenti izpolnjeni na roke. Predpogoj je, da so podatki na vhodnem dokumentu, običajno ponudbi oziroma polici, natisnjeni. V nekaterih primerih nam OCR tudi pri ročno izpolnjenih ponudbah še vedno lahko prepozna zavarovalnico, vrsto in prednatisnjeno številko police, kar nam še vedno skrajša celotni postopek vnosa.

Kvaliteta skeniranja je za namen OCR zelo pomembna. Prepoznavanje ne bo uspešno, če je že vhodni dokument popackan, pomečkan, zamaščen ali če je le ta že kopija druge slabe kopije. Boljše rezultate dobimo in krajši je čas prepoznavanja, če skeniramo črnobelo, brez odtenkov sivin, seveda s kolikor toliko solidno ločljivostjo, na primer 300 dpi ali malenkost več, kot pa če skeniramo barvno ali z odtenki sive barve. Zelo moramo paziti, da dokument ni skeniran postrani, saj je razpoznavanje poševnega teksta veliko slabše od pravilno poravnanega. Namesto skeniranja lahko dokumente tudi poslikamo, vendar ne tako kot delamo fotografije, ampak s programi, ki so posebej temu namenjeni, na primer CamScan na Androidu ali podobnimi. Biti moramo zelo pazljivi, dokument mora biti lepo poravnan, dobro osvetljen, posnetek mora biti kvaliteten, če želimo, da bo OCR uspešen in s čim manj napakami pri vnosu.

Postopek za ročno dodajanje

Glej tudi: Postopek za avtomatizirano dodajanje, Namigi

Ponudbe vnašamo v spletnem dostopu MuLeMa v zavihku Ponudbe, podobno kot če jih vnašamo ročno. V podmeniju Dodaj izberemo iz priponk:

Pojavi se obrazec s praznim seznamom, v katerega dodamo vse dokumente, ki so povezani s sklepanjem, od ponudbe do izjave stranke, zastopnika in drugo spremno dokumentacijo, v kolikor ni vsebovana v osnovnem dokumentu. Posamezne dokumente ali več hkrati, običajno kar vse istočasno, dodamo preko seznama za dodajanje:

Nalaganje iz računalnika

Če imamo dokumente shranjene na disku računalnika ali v lokalnem omrežju, izberemo Naloži iz računalnika in pojavi se obrazec, na katerem kliknemo Dodaj dokumente:

Odpre se dialog, v katerem poiščemo in označimo vse dokumente, ki se nanašajo na sklenitev posamezne zavarovalne police:

Ko potrdimo, se izbrane police dodajo v seznam in ko so naložene na strežnik, se obarvajo zeleno:

Ponovno lahko klikamo na Dodaj dokumente in dodajamo nove dokumente za isto ponudbo, lahko pa jih tudi udstranimo s klikom na rdečo oznako x.

Ko kliknemo Shrani, se kreira seznam z dokumenti za novo ponudbo:

Tudi v tem seznamu lahko nadaljujemo z dodajanjem ali odstranjevanjem dokumentov in na koncu kliknemo na Shrani. S tem se dokumenti vpišejo v podatkovno bazo, sproži pa se tudi proces prepoznavanja dokumentov in branja podatkov.

Če so dokumenti pridobljeni s skeniranjem, se pred tem samodejno izvede še postopek optičnega prepoznavanja besedila (OCR - Optical Character Recgnition), kar lahko traja tudi 10 sekund ali več, odvisno od obsega in kvalitete skena. Temu se lahko izognemo, če uporabimo postopek za avtomatizirano dodajanje.

Izbiranje med nedodeljenimi priponkami

Če smo dokumente pred vnašanjem ponudb že naložili v bazo podatkov, na primer s skeniranjem in/ali pošiljanjem v bazo podatkov po elektronski pošti in le ti še niso povezani na police ali stranke, lahko vključimo v seznam za novo ponudbo tudi te dokumente. Če v meniju za dodajanje kliknemo Izberi izmed nedodeljenih priponk, se pojavi seznam vseh priponk v bazi podatkov, ki so še nedodeljene. V seznamu označimo priponke, ki se na našajo na isto ponudbo:

Na koncu izbor potrdimo z gumbom Shrani in tako kot v primeru nalaganja iz računalnika, se označeni dokumenti dodajo v seznam dokumentov za novo ponudbo, ki ga lahko nadaljne dopolnjujemo z dodajanjem novih dokumentov tako iz računalnika kot iz baze nedodeljenih dokumentov.

Pregled, dopolnitev in shranjevanje včitanih podatkov

Ko v seznamu za Dodajanje dokumento za novo ponudbo kliknemo na Shrani Na koncu se pokaže dialog za vnos ponudbe s predizpolnjenimi podatki, ki so bili prebrani samodejno:

Dokumenti se nahajajo v seznamu Priponke k ponudbi. Glede na vsebino jim je dodeljena oznaka vrste dokumenta. S klikom na ime ga odpremo in lahko primerjamo včitane podatke z originalno vsebino.

Dokument se odpre v novem zavihku, ki ga lahko izločimo v novo okno brskalnika, tako da ju na zaslonu (ali morebitnem dodatnem monitorju) lahko razporedimo tako, da je istočasno viden originalni dokument in obrazec z včitanimi podatki. Namig: če okna brskalnika ne zapiramo, se bo dokument ob naslednjem kliku spet odprl v istem oknu, tako da nam ne bo potrebno ponovno urejati delovne površine zaslona.

V primeru, da je izvorni dokument pridobljen s skeniranjem in OCR, je kvaliteta razpoznanih podatkov pričakovano slabša (odvisno tudi od kvalitete skena), kot če gre za originalni elektronski dokument, ki je bil preidobljen iz portala zavarovalnice ali sistema za elektronsko sklepanje. V primeru OCR lahko prihaja do napačno prepoznanih znakov in besed, ki jih moramo ročno popraviti ali dopolniti. Na roke vpisanih podatkov algoritem seveda ne prepozna, Še vedno pa iz prednatisnjenega obrazca morda lahko ugotovi zavaraolnico, številko ponudbe, vrsto zavarovanja... vendar pod pogojem, da je algoritem za ta obrazec izdelan in dodan v sistem. Za vsak tip obrazca vsake zavarovanice je namreč potreben svoj algoritem.

Na koncu kliknemo na gumb Shrani in ponudba je dodana tako, kot če bi jo kreirali z ročnim vnosom, s tem da vsebuje tudi kopije izvornih dokumentov in dodatne podatke, ki jih zaradi zamudnosti pri ročnem vnašanju najbrž ne bi vnesli.

Postopek za avtomatizirano dodajanje

Glej tudi: Postopek za ročno dodajanje, Namigi

Postopek dodajanja vnosa ponudb iz dokumentacije lahko dodatno pohitrimo in razširimo uporabnost tako, da jih v mulemo pošiljamo po elektronski pošti.

Prednosti pošiljanja dokumentov pred ročnim dodajanjem

Avtomatizirano dodajanje s pošiljanjem po elektronski pošti ima številne prednosti pred ročnim dodajanjem priponk ali vnosom ponudb:

Pošiljanje dokumentov v mulemo po elektronski pošti

Nastavitve dostopa do e-poštnega strežnika

Da bi omogočali pošiljanje dokumentov po elektronski pošti, moramo mulemi dodeliti elektronski naslov za sprejemanje dokumentacije in ji omogočiti dostop do poštnega predala.

Elektronski poštni predal za pošiljanje dokumentacije lahko odpremo na katerem koli e-poštnem strežniku in ga nato prijavimo v mulemo tako, da v namizni mulemi v glavnem meniju izberemo Nastavitve/Splošno, zavihek ePošta, skupina Dohodni strežnik za sprejem dokumentoov/priponk, kjer kliknemo na gumb Spremeni...:

V obrazec vpišemo parametre za dostop do elektronskega poštnega strežnika, podobno kot jih vpišemo v outlook ali drug poštni odjemalec, ko dodajamo nov e-poštni račun.

Na zgornji sliki je prikazan primer za nastavitve parametrov, če imamo elektronski naslov za pošiljanje dokumentov odprt na strežniku gmail.com. Glede na prikazane nastavitve se bo algoritem v mulemi prijavil na strečnik z namenom preverjanja in prenosa novih sporočil vsakih 5 minut in bo sporočila po prenosu odstranil iz poštnega predala. Če želimo, da sporočil ne odstrani, odstranimo kljukico v polju Obdelana sporočila odstrani iz strežnika. V tem primeru moramo za čiščenje poskrbeti sami, sicer se predal po določenem času lahko zapolni.

Pošiljanje dokumentov

Po eletronski pošti lahko pošiljamo v dokumentni sistem muleme tudi drugo dokumentacijo, ne samo za namen samodejnega dodajanja ponudb in strank. Dokumente vedno pošiljamo kot priponke sporočilu.

Navodilo, kako naj se pripeti dokumenti v mulemi obdelajo, podamo z opcijami, ki jih poleg poljubnega ostalega besedila vpišemo v naslovno vrsico (predmet, subject) e-sporočila. Opcije so navedene znotraj oglatih oklepajev v obliki [OCR:xxx], kjer xxx predstavlja eno ali več opcij, ki jih lahko dodamo kot posamezne črke v različnem vrstnem redu in sicer:

Algoritem ni občutljiv na male ali velike črke. Vsebina telesa sporočila in naslovne vrstice (razen opcij) se ne obdeluje.

V primeru, da opcij ne navedemo, se priponke le shranijo v dokumentni sistem in niso vezane na noben zapis. Tega se poslužimo, če jih nameravamo naknadno ročno pripeti k posameznim zapisom ali iz njih po ročnem postopku kreirati ponudbe.

Pošiljanje ponudb
Vsaka ponudba v svojem sporočilu

Ko pošiljamo ponudbe, moramo v naslov sporočila obvezno vpisati vsaj opcijo O (Offer). Dokumentacijo za vsako ponudbo pošiljamo v svojem sporočilu. V sporočilo pripnemo vse dokumente, ki se nanašajo na sklenitev posamezne ponudbe, tako polico kot morebitne druge pripadajoče obrazce in izjave. Algoritem bo dokumente pregledal, jih identificiral in skušal iz njih razbrati zapise o ponudbi, stranki in druge spremljajoče podatke. Če gre za nove ponudbe in stranke jih bo dodal v sezname ponudb in strank, če gre za obstoječe, jih bo le osvežil oziroma dopolnih njihove podatke. Dokumente bo shranil v dokumentni sistem in jih dodal kot priponke k pripadajočim ponudbam ali strankam.

Vsaka ponudba (ali stranka) v svojem dokumentu

Če se v vsakem .pdf dokumentu nahaja druga ponudba (ali stranka), skuaj z vsem, kar morebiti spada zraven, lahko pošljemo več ponudb v istem elektronskem sporočilu. Algoritem bo obdelal vsako priponko posebej neodvisno od drugih. V tem primeru moramo med opcije obvezno dodati U (Unrelated).

Več ponudb (ali strank) v istem dokumentu

Če dokumenti, iz katerih želimo uvoziti podatke, niso daljši od ene strani, lahko v istem .pdf-ju pošljemo za več različnih strank ali ponudb. Algoritem bo dokument razdelil na posamezne strani in vsako obdelal posebej. V tem primeru moramo dodati opciji P (Paginate) in U (Unrelated)

Ponudbe moramo po vnosu v spletni mulemi pregledati, preveriti, jih po potrebi dopolniti ali popraviti in potrditi. To lahko naredimo na primer enkrat dnevno ali ko se nabere večje število. Vse nove ponudbe dobijo poseben status, na primer UvozPdf, tako da jih v seznamu ponudb hitro najdemo. Po pregledu jim običajno dodelimo ustrezen drug status.

Pošiljanje elektronsko sklenjenih ponudb

Glede na ponudnika elektronskega sklepanja prejmemo ali prevzamemo dokumentacijo, ki se nanša na posamezno ponudbo, na različne načine. Če jo prejmemo po e-pošti, jo z ustreznimi opcijami le prepošljemo naprej v mulemo. Če jo prevzemamo na portalu, jo prenesemo in pošljemo, oziroma jo pošljemo v mulemo kar neposredno iz portala, če to omogoča.

Pošiljanje iz skenerja

Velika večina skenerjev omogoča pošiljanje skeniranih dokumentov po elektronski pošti in nastavitve različnih profilov skeniranja. Tako vnesemo ponudbe in skenirane dokumente v mulemo kar najhitreje, še posebno, če imamo skener z avtomatskim podajanjem listov. Profil za pošiljanje ponudb lahko določimo tako, da se skenirani dokumenti pošiljajo na e-naslov muleme, besedilo v predmetu (subject) sporočila naj vsebuje opcije [OCR:EOR] (odstrani prazne strani, dodaj kot ponudbo, preimenuj dokument), če bomo pošiljali vsako ponudbo s svojim sporočilom. Priporočamo nastavitve za dvostransko črnobelo skeniranje z ločljivostjo najmanj 300 do največ 600 dpi. V podajalnik vedno vstavimo vse liste dokumentacije za posamezno ponudbo, zložene v pravilnem vrstnem redu. Ponudba naj se vedno nahaja na vrhu, da se skenira prva in za njo ostala dokumentacija.

Za pošiljanje dokumentov po elektronski pošti ne potrebujemo prijave v mulemo.

Neznani dokumenti

Lahko se zgodi, da uvozni algoritem določenih dokumentov ne razpozna, bodisi zaradi slabe kvalitete skena ali ker v mulemo še ni dodana predloga za tovrstni dokument. V tem primeru se ponudba ne kreira, dokumenti pa ostanejo v dokumentnem sistemu nedodeljeni. V takem primeru jih moramo vnesti po ročnem postopku, s tem da dokumentov ni porebno ponovno nalagati, ampak jih le izberemo izmed nedodeljenih priponk.

Namigi

Glej tudi: Postopek za ročno dodajanje, Postopek za avtomatizirano dodajanje

Tu je podanih nekaj namigov glede postopka samodejnega vnosa dokumentov in s tem povezanih nastavitev v mulemi.

Ime produkta

Produkti na ponudbah se pri različnih vrstah polic poimenujejo različno in po različnih pravilih. V nekaterih primerih jim algortiem določi fiksno ime, ki je vezano na vrsto police, pri drugih se ime produkta prebere iz ponudbe glede na zavarovani predmet ali glede na kakšno drugo ključno besedo na polici.

Oznaka produkta, ki je določena z algoritmom za uvoz, ima enak pomen kot zavarovalniška oznaka produkta pri uvozu zavarovanj in jo lahko v drevesu produktov vezana na poljuben produkt. Istemu produktu lahko dodelimo več oznak. Če oznaka produkta ni povezana, je v seznamu prikazanih produktov na ponudbi prikazana v oklepajih. V drevesu produktov jo najdemo pod nerazporejenimi produkti. Ko je dodeljena, se namesto oznake produkta v oklepajih v seznamu prikaže naziv produkta brez oklepajev. Smiselno je, da ima v drevesu produktov tak produkt kljukico v polju Ponudba.

Vrsta dokumenta

V seznamu priponk v vnosni maski ponudbe ali stranke se nahaja tudi podatek Vrsta, ki se nanaša na vrsto dokumenta. Algoritem pri dodajanju priponk vpiše oznako dokumenta kot je določena v predlogi, na primer Offer za dokument, v katerem se nahaja ponudba, Člen545 za izjavo v skladu 545. členom, OprPotr za dokument o opredelitvi potreb stranke in podobno. Ta oznaka ima namen, da v seznamih dokumentov lažje izločimo le posamezne vrste dokumentov. Oznako, ki je določena z algoritmom lahko preimenujemo po svoje in sicer to naredimo v namizni (desktop) mulemi in sicer v Datoteka/Arhiv dokumentov/Vrste dokumentov, kjer jih lahko preimenujemo takole (primer, kako zamenjamo oznako Offer v Ponudba):