Glej tudi:
Del dokumentnega sistema, ki omogoča pripenjanje dokumentov k različnim subjektom v bazi podatkov, je tudi sistem objav, neke vrste elektronska oglasna deska ali knjižnica dokumentov, gradiv, publikacij, obrazcev... Objavljeni dokumenti so namenjeni sodelavcem in administraciji, da jih poiščejo in uporabijo, ko jih potrebujejo.
Dokumente, ki jih želimo objaviti, lahko pripnemo na zavarovalnice (ali druge ponudnike storitev) ali na zastopnike oziroma agencijo.
Dokumentacijo, ki se nanaša na posamezno zavarovalnico, pripnemo k dotični zavarovalnici. Dokumente, ki so splošni in namenjeni vsem sodelavcem v agenciji, pripnemo na agencijo. Če so dokumenti pripeti na nosilca določene hirarhične strukture zastopnikov in objavljeni, so dostopni njegovi podrejeni skupini. Tudi posamezni zastopnik lahko za svoje potrebe objavi njemu lastne dokumente, da so mu na voljo, ko se nahaja na terenu.
Če želimo dokument objaviti, ga moramo pripeti k izbranemu subjektu (zavarovalnici, zastopniku, agenciji) in vključiti atribut Objavi:
Po objavi se dokument pojavi v seznamu objavljenih dokumentov, ki se nahaja v zavihku Objave:
Včasih smo v situaciji, da bi pripeli ali objavili občutljiv dokument, za katerega bi želeli, da je dostopen samo administratorjem in omejenemu krogu izbranih uporabnikov. To lahko dosežemo, če vključimo atribut Omejen dostop:
V primeru, da ga samo vključimo, je dokument dostopen le uporabnikom z administrativnimi pravicami.
Če želimo omogočiti dostop do dokumenta še skupini drugih uporabnikov, kreiramo eno ali več uporabniških skupin in dostopnost razširimo še na uporabike, ki so vključeni v te skupine. V zgornjem primeru je dokument dostopen štirim uporabnikom skupine Izobraževalna ekipa. Uporabniške skupine lahko kreiramo ali spreminjamo v postopku dodeljevanja le teh dokumentu (ikona za urejanje ob polju Dovoljene skupine), lahko pa jih najprej kreiramo in uredimo v zavihku Admin/Seznami/Uporabniške skupine (slika spodaj) in nato ob objavi dokumenta le izberemo iz seznama, ki se pojavi ob kliku na ikono za urejanje.
