Uvoz podatkov

Glej tudi:

• Teme pomoči
• Uvoz ponudb iz pdf-jev

Uvod

MuLeMa omogoča uvoze različnih podatkov iz drugih sistemov ali ročnih zbirk podatkov.

Najpomembnejši so uvozi provizijskih podatkov iz zavarovalnic, oziroma informacijskih sistemov ponudnikov, za katere prodajamo blago ali storitve, kar omogoča avtomatizacijo postopkov za obračun izhodne provizije.

Pomembna funkcionalnost MuLeMe so algoritmi za uvoz dokumentacije, ki omogočajo samodejne uvoze ponudb in strank in povezavo dokumentnega sistema z živimi podatki.

V posameznih seznamih so na voljo uvozi posameznih vrst podatkov, na primer seznam strank, priložnosti...

Uvozi posameznih vrst podatkov

Ukaz za uvoz (ukaz Uvozi...) se praviloma nahaja v ukaznem meniju seznama, v katerem se podatki, ki jih nameravamo uvoziti, nahajajo (uvoz strank v seznamu strank, uvoz priložnosti v skadencarju priložnosti...).

Ob klicu se odpre obrazec za izbor dokumenta, ki je lahko v excelovem (.xlsx) ali tekstovnem (.csv) formatu in vsebuje podatke v zahtevani obliki. Vsebovati mora naslovno vrstico s predpisanimi imeni stolpcev, ki ji sledijo podatkovne vrstice.

Algoritem ugotovi vsebino podatkov posameznih stolpcev na osnovi imena stolpca, ki se nahaja v naslovni vrstici. Stolpci si lahko sledijo v poljubnem vrstnem redu. Preglednica lahko vsebuje tudi stolpce s podatki, ki jih algoritem ne pozna in jih bo brez napake ignoriral. Prav tako pa so stolpci, ki niso obvezni, lahko izpuščeni.

Velike in male črke pri prepoznavanju imen stolpcev ne igrajo vloge. Pri prepoznavanju je pomembno samo, da se ime začne tako kot je predpisano in se lahko poljubno nadaljuje. Stolpec Naslov bo na primer pravilno prepoznan tudi če je zapisan kot naslov stranke.

V primeru, da je v seznamu več stolpcev, ki se začnejo z istim imenom, se bo upošteval stolpec, ki se pojavi prvi.

V primeru, da določena polja ne vsebujejo podatkov, se bo tak zapis vseeno uvozil, seveda brez podatka za to polje.

Uvoz strank

Uvoz strank je omogočen v ukaznem meniju seznama strank (ukaz Uvozi...). Strank, ki jih algoritem nedvoumno najde v bazi podatkov, ne podvaja, ampak le dopolni morebitne manjkajoče podatke.

Algoritem prepozna naslednje stolpce in pripadajoče podatke.

• Priimek ali Naziv (obvezen) - priimek osebe. Čeprav je zaželeno, da sta ime in priimek v ločenih poljih, pa algoritem dovoljuje v tem polju tudi kombinacijo imena in priimka ali pa polni naziva firme, če gre za pravno osebo.
• Ime - ime osebe
• Firma - polno ime firme, če gre za pravno osebo. V tem primeru se podatek v poljih Ime in Priimek smatra kot naziv kontaktne osebe.
• DŠ - davčna številka ali identifikacijska številka za DDV. Davčna številka (8-mestna v primeru Slovenije). Opcijsko lahko vsebuje tudi oznako (predpono) države.
• Naslov ali Ulica - naslov, predvidoma ulica in hišna številka. Algoritem bo v tem polju prepoznal tudi vnos celotnega naslova, poleg ulice in hišne številke še poštno številko in kraj (pošto). Pred poštno številko mora biti v tem primeru presledek, pred presledkom pa je lahko tudi vejica.
• P.št ali Poštna številka - poštna številka
• Pošta ali Kraj - pošta
• Država - država bivališča. Če podatka ni, se smatra, da gre za privzeto državo, v našem primeru Slovenijo.
• Telefon ali Tel1 ali Telefon 1 - ena ali več fiksnih ali mobilnih telefonskih številk, ločenih z vejico ali podpičjem. Zapis telefonske številke opcijsko lahko vsebuje kodo države, mora vsebovati omrežno skupino z ali brez vodeče ničle, lahko pa vsebuje tudi presledke in znak minus
• GSM ali Tel2 ali Telefon 2 - veljajo enaka pravila kot ta polje Telefon. Algoritem bo prebral številke iz obeh polj.
• EMail - en ali več e-naslovov, ločenih z vejico ali podpičjem
• Rojen - rojstni datum. V primeru tekstovne datoteke mora imeti obliko D.M.YYYY. Zapis dneva in meseca je lahko enomestni ali dvomestni.
• EMŠO - enotna davčna številka občana. Če je prisotna, bo algoritem iz nje razpoznal tudi rojstni datum in spol.
• Opomba - poljubno besedilo, ki se bo vnesel v opombe stranke
• Zastopnik ali Sodelavec ali Skrbnik - zastopnik, sodelavec oziroma skrbnik stranke. Polje lahko vsebuje kodo zastopnika ali pa ime in priimek. Zastopnik bo razpoznan in vnesen samo v primeru, če se že nahaja v bazi podatkov in ga bo algoritem prepoznal na osnovi uvoženega podatka. V primeru, da polje vsebuje ime in priimek, bo zastopnik razpoznan samo v primeru popolnega ujemanja tako imena kot priimka. Vrstni red imena in priimka za razpoznavanje ni pomemben, ravno tako ne male ali velike črke.

Uvoz priložnosti

Uvoz priložnosti in strank, na katere se le te nanašajo. Za vnos strank veljajo pravila in imena stolpcev, ki so opisana v poglavju Uvoz strank.

Uvoz priložnosti je omogočen v ukaznem meniju seznama priložnosti (ukaz Uvozi...) v zavihku Skadencar/Priložnosti.

Za opis priložnosti so uporabljeni naslednji stolpci.

• Skadenca (obvezno) - datum, ko priložnost zapade
• Zadeva (obvezno) - kratka navedba priložnosti. V primeru tekstovne datoteke mora imeti obliko D.M.YYYY.
• Opis - podrobnejši opis; poljubno besedilo
• Premija - okvirna višina premije, investicije, pogodbe...
• Zavarovalnica - naziv zavarovalnice ali druge ustanove, na katero se priložnost nanaša. Algoritem jo razpozna in uvozi le v primeru, če se zavarovalnica nahaja v mulemi in se navedba ujema z oznako ali imenom, ki ga ima zavarovalnica v mulemi.

Uvoz povezav zastopniki - ponudbe

Uvozimo lahko seznam ponudb in zastopnikov, ki so naredili posamezne ponudbe. Zastopniki iz seznama imajo pri povezovanju prednost pred zastopniki, ki so navedeni na ponudbah. Obvezni podatki so naziv zavarovalnice, številka ponudbe in zastopnik, ostali so informativni.

Uvoz je možen v ukaznem meniju (ukaz Dodaj/Uvozi...) seznama v zavihku Admin/Seznami/Zastopniki - ponudbe.

Za uvoz so uporabljeni naslednji stolpci.

• Zavarovalnica - koda ali naziv zavarovalnice, ki se uporablja v mulemi.
• Ponudba ali Številka ponudbe (obvezno) - številka ponudbe. Pred številko ponudbe se lahko nahaja tudi tip.
• Zastopnik ali Agent ali Koda zastopnika - podatek o zastopniku, ki je lahko šifra zastopnika, ki jo ima v mulemi, ali ime in priimek zastopnika, ki morata biti v tem primeru enaka kot v mulemi. Ime in priimek sta lahko v poljubnem vrstnem redu.
• Sklepalec - zastopnik, ki je sklenil polico. Pravila za so enaka kot za zastopnika.
• Stranka ali Naziv stranke (inforamtivno) - naziv stranke.
• DŠ (inforamtivno) - davčna številka stranke.

Uvoz šifer zastopnikov pri zavarovalnicah

Uvozimo lahko seznam šifer, ki so dodeljene zastopnikom iz strani posameznih zavarovalnic.

Uvoz je omogočen v ukaznem meniju (ukaz Uvozi...) v:

• seznamu zastopnikov (Admin/Seznami/Sodelavci) ali
• seznamu šifer zastopnikov (Admin/Seznami/Šifre zastopnikov po zavarovalnicah).

Vsak zastopnik ima lahko vpisano samo po eno šifro posamezne zavarovalnice. Če je imel pred uvozom že dodeljeno drugo šifra, se z uvozom povozi.

Za uvoz so uporabljeni naslednji stolpci.

• Zavarovalnica (obvezno) - koda ali naziv zavarovalnice, ki se uporablja v mulemi.
• Šifra (obvezno) - Šifra zastopnika, ki jo je zastopniku dodelila zavarovalnica. Če je polje prazno, se morebitna obstoječa šifra odstrani.
• Naziv (obvezno) - naziv zastopnika. Podatek se uporabi samo v primeru, če zastopnika ne najde po kodi. Iskanje je uspešno, če so vse besede (ime, priimek) vsebovane v nazivu zastopnika. Če algoritem najde več zastopnikov, ki ustrezajo iskanju po podanem nazivu, se ista šifra zavarovalnice dodeli več zastopnikom.
• Koda - koda, ki je dodeljena zastopniku v mulemi. Če je podana, algoritem išče najprej po kodi. Če ni podana ali če zastopnika ne najde, išče še po nazivu. Če je podan naziv zastopnika, je lahko to polje tudi prazno, vendar mora biti stolpec vseeno prisoten v seznamu.