Glej tudi:
V nadaljevanju je opisanih nekaj namigov za lažje spremljanje neplačnikov. Neplačniki v tem kontekstu so stranke, ki zamujajo s plačili.
Najbolj nas zanimajo aktualni neplačniki, ki zamujajo v trenutnem obračunu. Še posebej smo pozorni na tiste, ki zamujajo dva ali več obrokov, saj to lahko pripelje do prekinitve sklenjenih polic/pogodb. Nič manj nas ne zanimajo tisti, ki niso poravnali prvega obroka premije, saj to lahko pomeni, da so si premislili.
Program mora omogačati, da posamezne vrste neplačnikov odkrijemo. Iščemo jih z namenom, da jih bomo kontaktirali, ugotovili morebitne težave, jim skušali pomagati ali svetovati in spodbuditi, da ostanejo v pogodbenem razmerju in ne gredo v stornacijo. Ob klicu moramo imeti celovit pregled nad informacijami o stranki, tudi o morebnih preteklih neplačilih in opomini pri kateri koli zavarovalnici ali drugem ponudniku storitev.
Osnovni vir informacij o neplačilih so zavarovalnice oziroma ponudniki storitev. Ti nam pošiljajo mesečne provizijske datoteke, nekateri pa dodatno še posebne datoteke s seznami neplačil in/ali poslanih opominov.
Različni ponudnik pošiljajo različne informacije. Nekateri zelo podrobne, nekateri sploh ničesar in moramo domnevne neplačnike ugotavljati posredno iz drugih podatkov, na primer iz neobračunanih provizij.
Najbolj splošen podatek, ki ga zagotavlja večina, je stanje dolga ali preplačila na posamezni polici. V mulemi ga imenujemo Premijski saldo. Če je pozitiven, ima stranka presežek plačil, če je negativen, ima dolg. Ta podatek je pogosto vsebovan v rednih provizijskih obračunih zavarovalnic in ga pridobimo ob uvozu provizijskih podatkov.
Nekatere zavarovalnice enkrat ali večkrat mesečno posrdujejo dodatne sezname neplačnikov, običajno kot seznam opominov, ki so bili poslani strankam zaradi neplačil. Mulema podpira uvoze tudi teh podatkov, ki jih kot začasne začasne dodeli k pripadajočim policam. Začasne zato, ker se trenutno stanje o neplačilih in opominih ob vsakem plačilu ali neplačilu spremeni.
Tudi seznami neplačnikov/opominov so glede na zavarovalnice različni. Nekateri vsebujejo le stanje dolga, ki ustreza negativnemu premijskemu sadu. Praviloma seznami opominov vsebujejo datum opomina, lahko tudi stopnjo (na primer 1. opomin, ..., opomin pred stornom), pa že omenjeni znesek dolga, včasih tudi število neplačanih obrokov...
V primeru, da nobeden od podatkov o neplačilih v izmenjevalnih datotekah zavarovalnice ni prisoten, ga iz obstoječih podatkov lahko ugotovimo le na osnovi neobračunane provizije za obroke, ki bi morali glede na datum začetka že biti obračunani. Ta izpeljani podatek je seveda mogoč in kolikor toliko zanesljiv le ob določenih predpostavkah. Prva je ta, da algoritem ve, s kakšno dinamiko in kako dolgo se izplačuje provizija. Druga, da smo ob mesečnih obračunih pozorni, da je vse pravilno obdelano in poskrbimo, da kje ne ostane kakšen pozabljen produkt, ki je obvisel kot posledica spremb v drevesu produktov ali neprepoznanih podatkov zavarovalnice.
Celovit, zanesljiv in nedvoumen prikaz neplačnikov ne obstaja. Vedno tudi ne razpolagamo s poenotenimi, zanesljivimi in nedvoumnimi podatki o neplačnikih. Vseeno lahko z določenimi postopki poiščemo neplačnike in istočasno preverimo in odpravimo še druge morebitne nepravilnsoti in napake, še posebno v primeru neizplačila prvega obroka.
Kot neplačnike lahko štejemo že stranke, ki zamujajo s prvim plačilom, vendar je to lahko tudi posledica zapletov pri sklenitvenih postopkih zavarovalnice/ponudnika storitev, ali pa zapoznele obdelave, kar lahko pomeni, da nimamo aktualnih podatkov. Lahko je tudi posledica odločitve stranke, ki si je premislila. V nekaterih primerih nikoli ne dobimo od zavarovalnice ustrezne informacije o odpovedi ali prekinitvi pred plačilom prvega obroka na način, da bi jo lahko uvozili in obdelali.
Vsekakor pa je to lahko tudi znak, da se stranka še ni povsem odločila in še koleba nad tem, da bi si premislila. Želja zastopnikov in agencij je, da bi zaznali takšne primere in jih kontaktirali.
Ko raziskujemo sklenjene ponudbe z neplačanim prvim obrokom, imamo običajno v igri eno od naslednjih dveh situacij. Prva: ponudba je sklenjena, iz zavarovalnice pa nepričakovano dolgo nismo dobili nobenih informacij o ponudbi. Druga: iz zavarovalnice dobimo podatke o sklenitvi, nismo pa še dobili nobenega obračuna provizije, ki praviloma sledi plačani premiji.
Glej tudi: Uvažanje ponudb iz .pdf dokumentov
Nespolicirane ponudbe, ali neplačan prvi obrok, lahko obravnavamo le v primeru, da se poslužujemo vnosa ponudb.
Ponudbam se spreminja status v skladu z dogodki, ki se z njo v njenem življenjskem ciklusu dogajajo. Ko od zavarovalnice ali drugega ponudnika storitev pridobimo prve informacije o novi ponudbi, preide njen status v Spolicirana, če je zanjo že obračunana prva provizija. To običajno pomeni, da je zavarovalnica ponudbo sprejela, stranka pa je že vplačala vsaj en obrok premije, ki nam ga je zavarovalnica obračunala.
Če ponudba namesto v Spolicirana preide v status Polica običajno pomeni, da je pogodba potrjena, ni pa še zanjo prispelo plačilo: ali stranka še ni plačala premije, ali pa je zavarovalnica še ni obračunala. Iz stališča obdelave neplačnikov nas bolj zanima prvi primer.
Če ponudba preide v status Odpoved zavarovalnice, Odpoved stranke ali Storno, praviloma pomeni, da je ponudba za nas izgubljena, ker stranka ali ni izpolnjevala določenih pogojev, ali si je premislila in pogodbo prekinila bodisi pred ali po plačilu prve premije.
Nespolicirane ponudbe lahko pridobimo iz seznama ponudb z ustreznimi filtri (glej iskalniki in iskalni filtri), na primer:
V zgornjem primeru smo omejili začetek zavarovanja na želeno obdobje in izločili vse statuse, ki nas ne zanimajo. Filter lahko poimenujemo in shranimo/dodamo v seznam filtrov, da ga naslednjič le izberemo iz seznama.
Med ponudbami najprej vedno preverimo, če so prisotni in pravilni vsi podatki. Včasih se zgodi, da algotitem za uvoz ponudb kakšnega podatka ne prepozna in se zaradi tega ponudba ne poveže s podatki iz zavarovalnice. Ta težava še posebej izstopa v primerih, ko uvažamo skenirane dokumente, ki so bili obdelani po postopku OCR, saj razpoznavanje podatkov iz slike dokumenta nikoli ni povsem zanesljivo. Tudi pri ročnem vnašanju lahko prihaja do napak.
Ko seznam v celoti prečistimo in odpravimo morebitne nepravilnosti, nam ostanejo ponudbe, ki jih moramo preveriti na zavarovalnici. Včasih se zgodi, da zavarovalnica ponudbo pomotoma vknjiži k napačni agenciji, ali pa se le-ta nepojasnjeno izgubi. Za neklatere bomo morda ugotovili, da so prekinjene, pa od zavarovalnice nismo prejeli te informacije. Za druge, da se morda še čaka stranko na vplačilo prve premije. Te so tiste, ki jih bo morda zastopnik ponovno poklical ali obiskal.
Ponudbam, da bomo vedeli, da smo jih že obdelali, lahko spremenimo status in/ali v opombe vpišemo komentar. V namizni aplikaciji, ki je namenjena administriranju, lahko določimo poseben status, ki jim ga v tem primeru dodelimo, da jih bomo naslednjič našli ali izločili iz iskalnega seznama.
Ko smo obdelali nespolicirane ponudbe, se lotimo še polic, ki smo jih že uvozili iz provizijskih in portfeljskih seznamov zavarovalnic, pa zanje nismo prejeli provizije. Na primer:
Če imamo dovoljenje za vpogled v vhodno provizijo, lahko iščemo po vhodni proviziji, če iščemo kot zastopnik, pa po prejeti proviziji. Tudi v tem primeru lahko izločimo obdobje, statuse in morebitne druge atribute, ki nas ne zanimajo ter poimenujemo in shranimo filter za naslednjič.
Ni nujno, da gre v vseh primerih za neplačnike. Obstaja še veliko drugih potencialnih ralogov, ki jih moramo preveriti. Lahko da so bile težave pri uvozu ali obdelavi podatkov, lahko da je bilo izplačilo izvedeno šele po obdelavi in prejemu aktualnih podatkov iz zavarovalnice, lahko da ni bil izvršen obračun zaradi napake, napačnega podatka ali motnje v katerem koli od sistemov v verigi... Seveda lahko pred iskanjem potencialnih krivcev preverimo informacijo iz prve roke in stranko pokličemo, vendar moramo ob klicu upoštevati, da je stranka morda premijo že plačala, morda celo pravočasno, pa informacija ali provizija zaradi motenj ali napak v katerem koli segmentu, do nas ni prišla.
Bolj utečeno kot prvo premijo, lahko obdelujemo tekoča neplačila, še posebno tista, ki so podprta z informacijami iz strani zavarovalnic: ali o izdanih opominih ali o stanju negativnega salda.
V mulemi je obdelavi tekočih neplačil namenjen poseben podzavihek v zavihku polic, čeprav je precej identičen splošnemu seznamu polic, še posebno ko ga odpremo prvič. Sami nastavimo, razporedimo in shranimo stolpce, ki nas zanimajo (glej Tabele: ukaz nastavitve):
Podpora za obdelavo neplačnikov v mulemi hrani aktualne podatke o neplačilih za posamezno polico v posebnem zapisu, ki se imenuje Opomin. Ko ga odpremo, lahko vključimo podronbnejše informacije o zadnjem opominu kot tudi podatke o klicu stranke, ki smo ga opravili v zvezi s tem in ostalimi aktualnimi opomini te stranke.
Tabela neplačnikov ima že vgrajen filter, ki prikažejo le police, ki vsebujejo podatke o opominih ali imajo negativni premijski saldo. S svojimi filtri lahko še dodatno omejimo prikaz, na primer na najmanj dva neplačana obroka:
Po potrebi dodamo še zapise, za katere nimamo podatkov o neplačilih iz strani zavarovalnice, so pa kot taki ugotovljeni na osnovi manjkajočih podtkov o plačilih:
Povdariti velja, da ta informacija ni vedno povsem zanesljiva, še posebno, če nismo pedantni pri spremljnaju vseh parametrov, nastavitev in obdelav, ki potencialno vplivajo na ta podatek. Je pa vseeno v večini primerov korektna in nepogrešljiva posebno v primerih, če ne pridobivamo ali uvažamo tovrstnih informacij od zavarovalnic.
V seznamu neplačnikov lahko preverimo, katere stranke imaje po več polic z opomini ali večji znesek skupnega dolga in te obdelamo najprej. Eden od načinov za takšno ugotavljanje je, da kliknemo na ukazno ikono Statistika in na primer izberemo, naj nam prikaže število zapisov in vsoto dolga po posamezni stranki:
V plavajočem oknu dobimo seznam strank, ki ga lahko sortiramo in s klikom na posamezni zapis v osnovni tabeli izoliramo le zapise označene stranke:
Pred klicem stranke je smiselno, da smo seznanjeni z vsemi informacijami, ki jih imamo o njej v bazi podatkov. Te si lahko ogledamo v posebnem zavihku stranke, ki ga med drugim odpremo v ukaznem oblačku stranke z ukazom Podrobnosti o stranki.
Potem ali medtem ko stranko pokličemo ali obiščemo, je smiselno, da podrobnosti o opravljenem klicu ali obisku vpišemo v evidenco, da bomo pozneje vedeli, koga smo že kontaktirali in kaj smo se dogovorili, da ga ne bomo po pomoti mi ali kdo drug iz agencije za isti primer ponovno klicali. Obrazec za vnos se pojavi, če naredimo zadržani klik v katerem koli polju tabelele neplačnikov, ki se nanaša na opomine, na primer v polju Sporočilo ali Potrjen:
Kot lahko vidimo, so v obrazcu naštete vse police, na katerih ima stranka evidentiran dolg. Ko vnesem poročilo o pogovoru s stranko in potrdimo, se tudi to evidentira na vse te police, tako da se ne more zgoditi, da bi stranko nevede klicali za vsako polico posebej:
Do vseh komentarjev, ki smo jih vpisali, tudi za nazaj, tako kot do zaznamkov, terminov in drugih podatkov, ki imamo shranjene o stranki, lahko pridemo preo bližnjic, ki so dosegljive praktično kjer povsod, kjer je stranka omenjena oziroma prikazana.